企業の機密文書の処理というと、どのようなことを思い浮かべますか？パッと思いつくのはオフィスのシュレッダーを思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。さて、この記事では、「機密文書の処理方法の最適な選び方」を解説していきます。
機密文書とは
まず、そもそも機密文書とは、なんなのでしょうか？可燃ごみで捨てるのがなぜダメなのでしょうか。 一般的に「重要な情報が記載され、社内外へ秘密にする必要のある文書」を意味する機密文書。具体的には「企業や団体内の秘密を記した文書」「取引先から取得した文書」「個人情報を記載した文書」などが当てはまり、重要度によって以下の3つに分類されます。
漏洩するとプロジェクトや企業経営に大きな影響をあたえる＝「極秘」
特定の部署やプロジェクトメンバー以外に漏れると事業への影響がある「秘」
社外に漏れると不利益になることが想定され、社内のみで共有できる＝「社外秘」
ちょっとした手違いやミスによる機密文書の漏洩であっても、想像以上に大きな問題になります。代表的なリスクとして「社会的信用・企業イメージの低下」「経済的な損失」「競争力の低下」があるでしょう。
そんな機密文書をゴミ箱にポイ捨てしてしまったらどうなるでしょう？だれかがゴミ袋を開けてしまったら、もしくは業者が処理中にゴミ袋を破ってしまったら誰でも見ることが出来てしまいます。 情報漏えいさせたら、自分の会社が大変なことになってしまうので、取り扱いについてとても注意が必要ということですね。 自社で行った調査の結果や、顧客リスト、営業企画書などがこれにあたり、みだりに社外に持ち出さないよう管理が必要です。 会社に迷惑をかけないために、機密文書を情報漏えいさせてはいけないということは非常に重要なことです。法的にも適正管理しなければならないという根拠も合わせて説明します。
改正個人情報保護法とは
2017年に改正個人情報保護法が全面的に施行されました。改正のポイントは大きく分けて6つ。
①本人の請求権の拡大
②事業者の責務の追加
③事業者の自主的な取り組みの推進
④データ利用活用の推進
⑤ペナルティの強化
⑥域外適応等の拡充
です。これにより、ほぼすべての事業者が対象となりました。よって、企業は個人情報を、企業の規模を問わず適正に管理しなければならなくなっています。 では、個人情報を適正に管理する、とは具体的にどういうことになるかご存じでしょうか。条文を分かり易くして重要ポイントを整理したいと思います。
・個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えいの防止その他の個人データの安全管理のために必要な措置を講じなければならない。 ここでの安全管理のための措置は、組織的、人的、物理的、そして技術的の4つに分類され、それぞれ安全管理措置を講じることが求められています。特に、機密文書の処理には「物理的安全管理措置」が深くかかわってきます。 物理的安全措置には個人情報が含まれる書類の盗難や紛失を防止するための適切な管理を行うことが求められています。また、特に持ち運ぶ時の紛失や盗難に留意するようにも求めています。さらに、個人情報が含まれた書類を廃棄する時は、溶解、適切なシュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用することを求めています。
・事業者は、個人データの取扱いを委託する場合は、安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。つまり事業者に対して委託先への監督を求めています。投げっぱなしはだめだよってことですね。
さらに、今年2022年4月に個人情報保護法が改定されたのでポイントをまとめてみました。やはり、ポイントが6つありましたが、
ここで紹介したいのは事業者の責務が追加された事項で、次の2点があげられます。
・漏えい時の報告義務
・不適正な利用の禁止
漏えい時の報告義務
今回の改正で、事業者の責務として、個人データの漏えい等の発生時における、個人情報保護委員会に対する報告義務が新たに追加されました。
旧法では、個人データの漏えい等の発生時の、個人情報保護委員会に報告する法的義務はありませんでした。しかしながら、諸外国では、漏えい等が発生した際には報告が義務とされている国も多い一方で、日本においては企業の個別対応に委ねる状況でした。このような状況を受けて、今回の改正では漏えい等が発生した際の報告義務が定められました。
不適正な利用の禁止
今回の改正では、個人情報取扱事業者の義務として、個人情報の不適正な利用の禁止が定められました（個人情報保護法19条）。
旧法では、個人情報の不適正な利用の禁止、つまり、違法・不当な行為を助長・誘発するおそれがある方法によって個人情報を利用することが、明文で禁止されていませんでした。
いずれにせよ法律に違反しないようにするためにも、機密文書を適切に処理することが求めています。
機密文書の処理方法
ここからは、機密文書の処理方法ごとに分類し、サービスの説明をしてきたいと思います。 機密文書の処理方法としては、主にシュレッダーによる裁断、溶解処理などがあります。これからサービスを利用してみようとお考えの方の参考になるように、以下にそれぞれのサービスの概要とメリット・デメリットについて説明します。
シュレッダーによる裁断処理
オフィスのシュレッダーを使用し、機密文書を裁断処理します。 出張でシュレッダーしてくれるサービスもあります。シュレッダーのメリットとしましては、自分の目の前で全ての機密文書が破砕されますので、安全性は最も高いと言えます。 シュレッダーのデメリットとしましては、裁断機は繊細のためホチキスやクリップは自分で外す必要があります。またシュレッダー内のゴミ袋を交換したり、刃こぼれしたらサービス会社を呼んだりと、社員の手間と人手が多く発生します。また、一度にすべての処理を行えるわけではないので、とても時間がかかります。またリサイクルの観点からみても裁断により繊維を傷つけるのでリサイクルの質が落ちます。
溶解処理定期回収サービス
溶解処理サービスのメリットとしましては、機密文書の処理を一度に大量に実施することが出来ます。また、無開梱のままの溶解処理が可能であるため、サービス提供会社に情報漏えいする危険性が低いです。ホチキスやクリップなどを取り外す必要がないため、処理までの時間が短縮できますし、立ち合いが必須ではないため拘束時間が短いです。（クリアファイルなどのプラスチックは取り除く必要があります。）
また、定期的に回収を手配することで処理忘れやシュレッダーの満杯放置を防げます。 溶解処理サービスのデメリットとしましては、搬送時の盗難・紛失のリスクが高まる点がありますが、その点も考慮して弊社としては溶解サービスの利用をおすすめさせて頂いております。
溶解処理をおすすめする理由
- 溶解処理は手間をかけずに確実に機密書類を処分できる 溶解処理は企業の機密書類や文書を面倒な手間をかけることなく確実に処分できます。
- バインダーやクリップ留めされた状態のままでも処理が可能なため、近年利用する企業が増えています。
- 溶解処理のメリット 一般的な溶解処理による処分は「手間がかからない」ことが一番のメリットとして挙げられます
- シュレッダーに比べて「処分コストを抑えられる」「再資源としてリサイクルできる」などがあります。
- バインダーやクリップのままでもOK。いちいち外す必要なし。 シュレッダーは意外と時間とコストがかかっている。
- シュレッダーよりも地球にやさしくリサイクルしやすい。
まとめ
東葛清掃では、千葉・東京を中心に様々な事業所から出る機密文章を回収いたします。 回収後は中間処理や集積場所での一時保管といった工程は挟まず、回収したその日のうちに溶解処理専門施設へと直接搬入し溶解処理を実施。だから機密情報が漏洩するリスクがなく、安全で確実に機密文書を溶解処理することができます。また、溶解処理完了後は「廃棄証明書」を発行いたします。ご不明点や疑問点、個別のお問い合わせ内容にもそれぞれお答えすることができますので、何でもお気軽にご相談ください。
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